Boîte partagée saturée
« Où en est ma commande ? », « Quels sont vos horaires ? » : les mêmes questions reviennent tous les jours et passent avant les sujets importants.
Cas d'usage · 6 cas couverts
Vous répondez vingt fois par jour aux mêmes questions ?
Un agent IA trie les emails entrants, rédige les réponses aux demandes récurrentes et classe les pièces jointes. Vos équipes ne traitent plus que ce qui demande vraiment un humain, et récupèrent 3 à 8 heures par semaine.
Ce que vos équipes font encore à la main
Demandes incomplètes
Le client oublie sa référence ou son numéro de dossier. Deux allers-retours sont nécessaires avant même de commencer à traiter.
Questions RH internes
Congés, mutuelle, notes de frais : les mêmes réponses redonnées à chaque nouvelle recrue, à l’oral ou par mail.
Pièces jointes à classer
Justificatifs et bons de commande téléchargés puis rangés à la main dans le bon dossier client, quand quelqu’un y pense.
Ce que l'IA change concrètement
✕ Avant
Chaque matin, quelqu'un ouvre la boîte partagée, lit tout, trie mentalement, répond aux demandes simples puis transmet le reste. Une à deux heures par jour, et les demandes urgentes se noient dans le volume.
✓ Après
L'agent classe chaque email entrant par type et par urgence, prépare une réponse pour les demandes récurrentes et joint les pièces au bon dossier. L'humain valide d'un clic ou reprend la main sur les sujets sensibles.
3 à 8 h récupérées chaque semaine, avec un délai de première réponse ramené de plusieurs heures à quelques minutes.
Soit environ 36 jours de travail récupérés par an. Gains observés : 3 à 8h/semaine.
Comment ça se passe chez vous
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Sem. 1 · J1–3
Diagnostic IA
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Sem. 1-2 · J4–12
Construction & tests
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Sem. 2 · J14
Mise en production
Pas de changement d'outil. Pas de formation de 3 jours.
Questions fréquentes
Les réponses partent-elles sans relecture ?
C'est vous qui décidez. Le réglage le plus courant au démarrage : réponse automatique sur les demandes simples et parfaitement identifiées, validation humaine sur tout le reste. Le périmètre s'élargit ensuite selon les résultats mesurés.
L’agent accède-t-il à toute notre messagerie ?
Non. Il travaille sur les boîtes que vous désignez — en général une boîte partagée type contact@ ou sav@ — jamais sur les messageries personnelles des collaborateurs.
Que se passe-t-il si un client écrit quelque chose d’inhabituel ?
L'email est transmis à un humain avec le contexte du dossier. L'agent ne répond que sur les cas qu'il reconnaît avec certitude.
Combien de temps pour mettre ce cas en production ?
2 semaines via la méthode Déclic IA, formation des équipes comprise.
Ce cas concerne votre secteur ?
KappTEO intervient à
Autres problèmes qu'on automatise
- Ressaisie & documents « On passe notre temps à retaper ce qui est déjà écrit ailleurs »
- Relances & impayés « Les relances, on les fait trop tard, trop doucement, ou pas du tout »
- Devis & facturation « Faire un devis me prend une heure. Je le fais moins souvent que je devrais »
- Accueil téléphonique & appels « On manque des appels. Ou on perd du temps sur des appels sans valeur »
Votre IA opérationnelle en 2 semaines
RDV de découverte · 45 min gratuit · Sans engagement · Visio ou Niort